代理組長

1.校內各單位公文核稿、呈轉(請採購、核銷系統)。
2.本校形象公關綜合業務。
3.行政會議校長指(裁)示事項追蹤管考(每季)
4.行政會議召開、記錄及陳核。
5.校務會議召開、記錄及陳核。
6.校務發展基金管理委員會會議召開、紀錄及陳核。
7.主任秘書行程安排與聯繫及交辦事項。
8.校友服務窗口
9.辦理傑出校友選拔
10.南開電子報編輯
11.年鑑資料蒐整。
12.綜合業務組庶務經費管制(報費、雜項物品請購及核銷)。
13.媒體互動及對外新聞發布
14.校務發展簡介影片增修。
15.形象廣告與形象識別系統。
16.秘書室綜合業務組內部工作協調。
17.公告金額以上之採購案之監辦。
18.銷毀空白及印製錯誤學位證書之監辦。
19.網頁維護更新。
20.校內、外募款業務。
21.單位資訊小組組員。
22.年節禮品、公關禮品採購。
23. 主管交辦事項。

職務代理人：吳貞萱

049-2563489ext1207

049-2563788

辦事員

1.校長/楊副校長行程安排與聯繫及交辦事項。
2.校長/楊副校長室簽呈公文進出管制。
3.校長/楊副校長計畫案及審查案聯繫。
4.校長信函、電子郵件及電話反映意見之處理及陳判。
5.董事會議提案資料彙整。
6.董事長校務報告資料彙整。
7.校長召開校務專案協調會議之聯繫與記錄。
8.全校校務基本資料庫報表彙整、檢核與報部。
9.秘書室預算編列。
10.校長室、副校長室及秘書室財產管理。
11.協助學校法律顧問聘任與聯繫。
12.校務顧問聘任作業。
13.教育部緊急通報文件處理。
14.公關禮品管制及保管。
15.現金及銀行存款月報表、開票紀錄單及傳票複核。
16.校園個人資料保護聯絡窗口。
17.主管交辦事項。
18.同事間支援事項。

職務代理人：張衍伶

049-2563489分機1205

049-2563788

書記

1. 執行公文收發、分轉。
2. 發文號索取、發文作業。
3. 文件稽催、簽收、檔案調閱、文件掃描、檔案管理及文書有關諮詢處理等。
4. 公文稽催作業。
5. 公文處理時效月報表製作。
6. 收發室有關文件(相關法規辦法制修訂、一般公文等)、有關事務之簽擬處理及工作用各類資料之建立。
7. 收發室所需各類文具器材用品之管制與辦公室財產管理人。
8. 印信保管與使用。
9. 聯合服務中心人員管理。
10. 聯合服務中心手冊彙編。
11. 分層負責決行表增修作業。
12. 收發室整潔與安全等維護。
13. 郵件事務處理(含郵資請領、管制；郵件收發、分轉、寄送)。
14. 歸檔文件簽收、文件送轉、文書有關諮詢處理等。
15. 主管交辦事項。
16. 同事間支援事項。

職務代理人：吳貞萱、洪雅秀

049-2563489轉1638